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Für eine miliztaugliche interne Kontrolle bei kleinen Pensionskassen

22.07.2015 14:44

Die berufliche Vorsorge erfährt derzeit eine immer strengere Regulierung. Dabei besteht die Gefahr, dass alle Pensionskassen – insbesondere auch Vorsorgeeinrichtungen von KMU – aufgrund einzelner eklatanter Missbrauchsfälle über einen Leisten geschlagen werden. Die Stiftungsräte dieser Einrichtungen sehen sich grundlos dem latenten Verdacht missbräuchlicher Geschäftsführung ausgesetzt. Ihre ehrenamtliche Tätigkeit verkommt mehr und mehr zu einer undankbaren Rolle und die Miliztauglichkeit der zweiten Säule ist zunehmend gefährdet. So wird es immer schwieriger, Stiftungsräte für Pensionskassen zu rekrutieren (lesen Sie dazu auch unseren Artikel hier). Die Frage lautet also: Wie kann die interne Kontrolle in einer kleineren Pensionskasse mit vernünftigem Aufwand pragmatisch durchgeführt werden?

 

„Einfach und formlos“ kontrollieren

Als interne Kontrolle kann eine Reihe von dokumentierten Massnahmen gelten, deren Ziel die Verhinderung von finanziellen und anderen Schäden bei einer Vorsorgeeinrichtung ist. Der Verordnungsgeber hat leider darauf verzichtet, die Erfordernisse genauer zu umschreiben, und überlässt es nun den Beteiligten, allen voran den Revisionsstellen, diese zu definieren.

Zentral für die Ausgestaltung der internen Kontrolle ist die Grösse und Komplexität einer Vorsorgeeinrichtung. So ist eine kleinere Kasse mit einfachen Strukturen vorab im Anlagebereich nicht mit einer Grosskasse mit mehreren tausend Versicherten und einer komplexen Anlagestruktur zu vergleichen. Eine genaue Unterscheidung oder Abstufung dieser Grössenordnungen ist bislang unterblieben. In den Erläuterungen zu Art. 35 Abs. 1 BVV 2 wird aber unmissverständlich darauf hingewiesen, dass bei kleineren Kassen eine einfache und formlose interne Kontrolle vollauf genügt. Mit formlos ist gemeint, dass die Kontrollmassnahmen nicht einmal in einer separaten Dokumentation festgehalten werden müssen. Stattdessen sind gewisse einfache, aber wirkungsvolle Mechanismen wie das Vieraugenprinzip, Kollektiv-Unterschriften und eine verhältnismässige Funktionentrennung ausreichend.

 

Kontrollmechanismen bei einer Delegation der Verwaltung

Viele Vorsorgeeinrichtungen haben die Verwaltung, die Anlagen und teils auch die Geschäftsführung an externe Dienstleister wie zum Beispiel die PREVAS AG ausgelagert. Soweit sie diese sorgfältig ausgewählt haben, dürfen sich die Kassen darauf verlassen, dass die Dienstleister über angemessene Kontrollmassnahmen verfügen. Die Kassen haben sich nur zu vergewissern, dass diese eine solche interne Kontrolle implementiert haben.

 

Risikoabwägung: Eine Frage von Aufwand und Ertrag

Die Implementation einer internen Kontrolle für Vorsorgeeinrichtungen von KMU hat auf pragmatische Weise zu erfolgen. Im Zentrum einer solchen angemessenen internen Kontrolle steht die Risikoabwägung. Die PREVAS AG hat für ihre Kunden einen Standard entworfen, der spezifisch auf die Bedürfnisse von kleineren und mittelgrossen Kassen zugeschnitten ist.

Diese pragmatische, standardisierte interne Kontrolle erfasst nur diejenigen Geschäftsvorfälle, die von ihrer Art her ein nennenswertes Risiko bergen. Geschäftsvorfälle, die zwar durchaus auch fehlerbehaftet sein können, aber aufgrund ihrer begrenzten Tragweite zu keinen erheblichen Schäden führen können, werden nicht erfasst. Für die verbleibenden risikoträchtigen Geschäftsvorfälle werden geeignete Kontrollmechanismen definiert, die im täglichen Arbeitsablauf auch wirklich gelebt werden können und sollen. Verzichtet wird allgemein auf übermässige Dokumentationen und Prozessbeschriebe, die allenfalls für Optimierungen in den Arbeitsabläufen sorgen, aber nicht einer pragmatischen Risikobewältigung dienen. Vor allem die Bereiche Anlagen, Immobilien, Rechtsgeschäfte und Zahlungsverkehr erfordern die Aufmerksamkeit einer internen Kontrolle. Ein zentrales Element bei der Bewältigung von entsprechenden Risiken ist das Vier- oder Mehraugenprinzip, mit dem schon im Ansatz vielen Gefahren begegnet werden kann.

 

Fazit: Der gesunde Menschenverstand ist nicht abhängig von der Kassengrösse

Es bleibt darauf hinzuweisen, dass alle bekannten grossen Missbrauchsfälle nicht in kleinen oder mittelgrossen Pensionskassen aufgetreten sind. Gegenwärtig hält sich der Trugschluss hartnäckig, dass eine gute Kassenführung von der Grösse der Vorsorgeeinrichtung abhängig sei. Dabei ist es längst erwiesen, dass kleine und mittelgrosse Kassen den Vergleich mit ihren grossen Schwestern nicht scheuen müssen; sei dies hinsichtlich der Anlageerfolge oder ihrer finanziellen Stabilität und Nachhaltigkeit. So funktioniert zum Beispiel die gegenseitige Kontrolle unter den Verantwortlichen in einer kleinen Pensionskasse in der Regel besser als in der Anonymität der Grosskasse.

Auf diese Erkenntnis sollten sich auch vermehrt wieder die Gesetz- und Verordnungsgebung wie auch die Praxis der Aufsichtsbehörden und Revisionsstellen stützen. Niemandem ist gedient, wenn die zweite Säule nach und nach ihre Miliztauglichkeit und Ehrenamtlichkeit verliert.